Тайм менеджмент: секреты эффективного планирования
Вы когда-нибудь задумывались, почему одним людям хватает времени, чтобы выполнить все задачи в срок, а другим — нет? Опрос среди американцев показал, что 41% людей ничего не успевают. Такие люди не умеют контролировать время, они мечутся от одной задачи к другой и постоянно испытывают стресс.
Почему же некоторым хватает 24 часа в сутках, а для других этого времени катастрофически мало? Ответ прост: секрет успеха в грамотном планировании.
В этой статье мы расскажем, что такое тайм менеджмент и раскроем несколько техник и правил грамотного планирования, которые помогут успевать больше.
Что такое тайм менеджмент
Тайм менеджмент — это грамотное планирование и сознательная организация времени, которые помогают человеку увеличить эффективность и продуктивность своей работы. Согласно исследованиям 2018 года, люди, которые пользуются техниками тайм менеджмента, меньше испытывают стресс.
Хороший тайм менеджмент предполагает смещение фокуса внимания с действия на результат. Важно быть эффективным в работе, а не просто занятым. Коко Шанель говорила: “Бессмысленно колотить в стену в надежде превратить ее в дверь.”
Человек достигает меньших результатов, если проводит свой день в лихорадочной работе. Если вы распыляете свое внимание на несколько задач, а не фокусируетесь на одной, ваша работоспособность будет ниже. Исследования показали, что только 2,5% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно. У остальных при многозадачной работе когнитивные способности снижаются.
Рассмотрим шесть простых техник тайм менеджмента, результативность которых доказана опытом.
Техника тайм менеджмента Бенджамина Франклина
Бенджамин Франклин — один из отцов-основателей Соединенных Штатов Америки — преуспел в науке, дипломатии, философии и журналистике. Ему приписывают авторство фразы: “ Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня”.
В 20 лет Франклин разработал эффективную методику тайм менеджмента, которой пользовался на протяжение всей жизни. Современники называют ее “Пирамидой продуктивности”.
Пирамида разделена на пять частей. В основе лежат жизненные ценности, которым должны соответствовать все дела: справедливость, доброта, терпимость, трудолюбие, решительность, спокойствие, искренность, честность, решимость.
Следующая ступень — глобальная цель. Эта ступень не противоречит жизненным ценностям и отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к возрасту N?”. У каждого человека разные цели в жизни, например, для мастера маникюра — открытие своего салона, для волонтера — участие в волонтерской программе в Африке. Важно прислушаться к себе и определить собственную цель.
Бенджамин Франклин был гениальным менеджером, он расписывал буквально каждый свой шаг, поэтому следующая ступень — генеральный план. В генеральном плане описываются подробно шаги, которые нужно сделать для достижения цели, без указания срока выполнения.
Над генеральном планом находится долгосрочный план. Он включает в себя конкретные действия на ближайшие 3-5 лет. Например, покупка автомобиля, погашение кредита в банке.
Следующая ступень — краткосрочный план. Это цели на следующий год, которые необходимо достичь. Задачи разбиваются на мелкие части и расписываются по месяцам, неделям и дням.
Ступени пирамиды располагаются последовательно, и каждая следующая формируется на основе предыдущей. Система Бенджамина Франклина отлично подходит для поиска путей реализации жизненной цели.
Метод Тима Ферриса
Метод Тима Ферриса лежит в основе политики Google и звучит так: “20% времени дают 80% результата”. Основатели Ларри Пейдж и Сергей Брин считают, что такой подход к работе делает их сотрудников более креативными.
Тим Феррис считает, что для большего успеха в работе не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня, а надо сфокусироваться на приоритетной цели в течение определенного времени.
Подход Ферриса представляет технику планирования 1-3-5. Суть проста: в список дел вносится одна важная, три средних и пять мелких задач. Всего их девять. Они являются приоритетными на день и распределяются с точки зрения срочности выполнения, что помогает избавиться от ощущения многозадачности и перегрузки.
Тим Феррис считает, что при одновременном выполнении нескольких задач происходит расфокусировка внимания из-за чего падает производительность. Это подтверждает исследование 2015 года, в ходе которого учёные выяснили, что последовательное выполнение нескольких задач улучшает когнитивные способности мозга.
Метод помидора
Техника была придумана итальянцем в 1980-ых годах и названа в честь кухонного таймера в виде помидора, который отмерял время равное 25 минутам.
Суть метода состоит в том, чтобы разделить выполнение задачи на временные промежутки.
Поставьте таймер на 25 минут и выполняйте задачу: не отвлекайтесь.
По истечении времени сделайте перерыв на пять минут.
Снова установите таймер на 25 минут.
Повторите четыре цикла работа — отдых.
Затем сделайте большой перерыв на 30 минут.
Если в течение 25 минут вас что-то отвлекало — запишите это на бумаге и вернитесь к обдумыванию мысли во время отдыха. Согласно исследованиям эта техника помогает приступить к монотонной работе, стимулирует ее выполнение, повышает мотивацию.
Метод GTD
В переводе с английского аббревиатура GTD расшифровывается как Getting Things Done — “чтобы все было сделано”. Основатель метода — консультант по продуктивности и писатель Дэвид Аллен.
Автор считает, что наш мозг гораздо лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее.
Согласно исследованиям, мозг в 60 тысяч раз быстрее обрабатывает визуальную информацию, чем ту, которую не видит. 90% информации в головном мозге является визуальной. Человек по своей природе визуал, поэтому важно записывать мысли и идеи.
Метод состоит из пяти простых шагов:
Запишите все свои планы, задачи, мысли и идеи в одном месте. Выписывайте все, что приходит на ум, это поможет избавиться от ментального шума и сфокусироваться на задачах.
Отсортируйте информацию по категориям: работа, учеба, дом, здоровье и другие. Сформулируйте идеи в конкретные действия, которые нужно сделать для достижения цели.
Распределите действия по важности, срочности и необходимости. Если дела бессмысленны и не приведут вас к цели — сразу вычеркивайте их из списка и забывайте. Если задачу можно выполнить в течение двух минут — выполняйте. Для остальных дел установите четкие временные рамки, в которые дело должно быть выполнено, или же передайте задачи тому, кто выполнит их эффективнее вас.
После распределения дел начинайте их выполнять, придерживайтесь плана.
Просматривайте и обновляйте список задач. Выполняйте ту работу, которая наиболее приоритетна для вас в настоящее время.
Этот метод требует много времени на подготовку, однако, гарантирует, что вы не пропустите сроки выполнения и не забудете о важном задании.
Метод ZTD
ZTD расшифровывается как Zen to Done. Метод ZTD является упрощенной формой метода Дэвида Аллена. Он строится на десяти привычках.
Выписывайте всю входящую информацию (идеи, планы, мысли).
Обдумывайте мысли сразу, не откладывайте.
Структурируйте задачи по категориям.
Важные дела планируйте на сутки, особо важные на неделю вперед.
Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи.
Пишите короткие и понятные списки дел на каждый день.
Соблюдайте режим дня.
Выполняйте приоритетные задачи в первую очередь.
Формулируйте дела коротко и ясно.
Регулярно просматривайте записи и избавляйтесь от лишнего.
Канбан
Канбан в переводе с японского означает “вывеска”. Эта техника тайм менеджмента использовалась в компании Toyota. Она помогала руководителям отслеживать успех сотрудников и прогресс проектов.
Суть метода состоит в визуализации задач. Начертите на листе таблицу с тремя столбцами и озаглавьте их: “Надо сделать”, “Делается”, “Сделано”. Все дела запишите в столбцы, по мере выполнения вычеркивайте и переписывайте их в другую часть таблицы.
Техника канбан помогает выделять приоритетные задачи, грамотно делегировать дела, концентрироваться на работе, а также формировать командный дух, поэтому она наиболее эффективна для командной работы.
Сейчас по этой системе работают известные онлайн-сервисы для работы удаленных сотрудников: Hubstaff Tasks, Trello и другие.
Исследования американских ученых подтверждают, что визуальное представление и фиксация задач обеспечивают мотивацию для достижения цели. Эксперимент проводился в магазине: директор сказал сотрудникам, что тот, кто сделает на 20% продаж больше, чем в прошлом месяце, получит поездку на Гавайи. Прогресс каждого продавца отслеживали публично, и по итогу месяца выяснилось, что сотрудникам удалось увеличить продажи. Продавцы отмечали, что к работе их стимулировала визуализация прогресса и дух соперничества.
Правила тайм менеджмента
Для многих людей может быть сложно сразу научиться грамотно планировать день, поэтому мы подобрали несколько правил, которые помогут контролировать время.
1. Отслеживайте время
Основная идея состоит в том, чтобы знать сколько времени вы тратите и на что оно уходит. Заведите журнал, куда вы будете записывать всю свою деятельность буквально поминутно. В дальнейшем это позволит найти дела, на которые вы тратите много времени, например, скроллинг социальных сетей, и начать грамотно планировать, так как вы будете знать сколько точно времени вам необходимо на выполнение конкретной задачи.
Журнал времени можно сравнить с дневником питания. Как показывают исследования, женщины, которые вели дневник питания, потеряли вдвое больше веса чем, те, кто не вел никаких записей. Контроль времени, также как контроль еды, вызывает чувства осознанности и ответственности.
2. Расставьте приоритеты
Управление временем — это разумная трата времени на приоритеты, а не на их обдумывание. Установите свои приоритеты с помощью следующих вопросов.
Какие у меня ценности?
Какие у меня цели?
Какой результат того, что я делаю сейчас?
Как я могу это изменить?
Определив приоритеты, вы сможете справедливо оценивать время, которое тратите на конкретное действие.
3. Составляйте подробный список дел
Психолог и писатель Дэвид Коэн считает, что списки дел уменьшают беспокойство, дают структуру и план, которого человек должен придерживаться, а также являются доказательством достижений.
Исследование ученых из университета Уэйк Форест показало, что составление плана повышает эффективность работы, увеличивает мотивацию к выполнению задач и сокращает время на их выполнение.
Эксперт по тайм менеджменту Дэвид Аллен в книге “Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса” отмечает важность детальной записи дел. Он считает, что недостаточно написать одно слово, например, банк или магазин, а важно расписать задачу. Если список дел не является ясным, повышается вероятность, что задачи не будут выполнены, так как они не имеют приоритета.
4. Не отвлекайтесь
Ученые считают, что внимание человека подобно свету прожектора, который освещает не только конкретное дело, но и окружающую среду. Исследования 2015 года, проведенные на людях и макаках, показали, что внимание работает всплесками. Оно меняется в среднем около четырех раз в минуту, то есть каждые 250 миллисекунд человек переключает внимание с предмета на оценку окружающей среды. Люди не осознают этих пробелов, так как во время них мозг терпит ритмические изменения, которые помогают воспринимать картинку непрерывно. Однако эта способность важна для выживания: благодаря ей человек всегда находится начеку и может быстро отреагировать на опасность.
Человек автоматически всегда будет отвлекаться при выполнении работы, поэтому нужно сократить число раздражителей: для этого необходимо привести в порядок рабочее пространство, выключить уведомления на телефоне, не участвовать в разговорах.
5. Метод блокировки Илона Маска
Илон Маск — американский инженер, предприниматель, миллиардер. Пожалуй, один из самых популярных и занятых людей в мире. Его секрет эффективного тайм менеджмента состоит в блокировке времени. На выполнение одной задачи Маск выделяет конкретное количество часов. По окончании времени задачи X, он переходит к задаче Y и так далее.
6. Выполняйте сложные задачи в утренние часы
Исследования 2013 года установили, что объем мозга после пробуждения больше, чем в ночное время. Это объясняется тем, что во время сна голова и тело находятся на одном уровне, поэтому мозг получает больше жидкости, чем в вечернее время. Улучшение кровоснабжения мозга улучшает когнитивные способности человека, поэтому выполнять сложные задачи проще в утренние часы.
Однако есть люди, которым легче работать в вечернее или ночное время, их называют совами. Но доктор философии Роберт Картер считает, что менее 1% жителей планеты на это генетически запрограммированы. Он утверждают, что те, кто относят себя к ночным совам, скорее всего, страдают от недосыпа, что приводит к снижению когнитивных способностей и стрессу утром, поэтому мы советуем восстановить режим сна и выполнять сложные задачи после пробуждения.
Еще одним аргументом является наличие суточных или циркадных биоритмов, которые влияют на работоспособность человека. В 2014 году было проведено исследование, в ходе которого учёные выяснили, что студенты лучше воспринимают информацию в утренние часы.
7. Ставьте реалистичные сроки
Если у вас большая задача и один срок выполнения — разделите ее на мелкие подзадачи с новыми сроками. При этом важно устанавливать реалистичные сроки выполнения: учитывайте возможности возникновения проблем и риски задержки. Выполнение мелких задач в срок поможет стимулировать работу и улучшить ее качество, в то время как много задач и мало времени может грозить потерей мотивации и переутомлением.
После выполнения задач в головном мозге вырабатывается дофамин — гормон радости. Это вещество подобно наркотику, который быстро вызывает привыкание, поэтому его нехватка стимулирует рост внутренней мотивации.
8. Группируйте задачи
Группировка схожих задач помогает сократить время, затраченное на их выполнение.
Задачи можно разделить на следующие категории:
сферы жизни (дела по дому, животные, покупки);
локация (дом, работа, телефон);
восприимчивость (приятные дела, например, покупка одежды, и дела, которые вызывают стресс, например, посещение врачей);
время суток, когда нужно выполнить дело (утро, день, вечер).
9. Делайте перерывы
Согласно исследованиям 2019 года, мозг активно работает лишь в течение 90 минут, потом ему нужен перерыв. Чтобы поддерживать высокий уровень концентрации и эффективности, мозгу нужно отдыхать на протяжении 10-15 минут, поэтому важно включить это время в планирование.
Не пытайтесь монотонно выполнять одну задачу за другой без отдыха. Это может привести к снижению мотивации и стрессу. Важно разряжать свой разум, для этого можно прогуляться, сделать гимнастику, пообщаться с друзьями или просто посидеть в тишине.
10. Метод 10 минут
Если вам сложно приступить к работе, договоритесь с собой, что будете выполнять задачу лишь 10 минут. Скорее всего за это время вы втянетесь в работу и выполните ее до конца.
Эффективный тайм менеджмент снижает стресс, увеличивает производительность труда, помогает бороться с прокрастинацией и гарантирует выполнение задач в срок.